الماس هاست 
ایجاد پاسخ خودکار (Autoresponder) برای ایمیل ها یک روش مناسب برای اطلاع رسانی به فرستندگان است که شما در حال حاضر قادر به پاسخگویی نیستید. این ویژگی به ویژه در مواقعی که در تعطیلات هستید یا زمانی که مشغول به انجام کارهای دیگر هستید، بسیار کاربردی است. در این آموزش، نحوه ی تنظیم پاسخ خودکار برای ایمیل ها در cPanel را به طور کامل و گام به گام بررسی خواهیم کرد.
چگونه پاسخ خودکار ایمیل را در cPanel تنظیم کنیم؟
ابتدا وارد cPanel هاست خود شوید. پس از وارد کردن اطلاعات کاربری، وارد داشبورد cPanel خواهید شد. در داشبورد cPanel، به بخش Email بروید. روی گزینه ی Autoresponders کلیک کنید. این بخش به شما این امکان را می دهد که برای هر حساب ایمیل خود، پاسخ خودکار تنظیم کنید. پس از کلیک روی Autoresponders، صفحه ای باز خواهد شد که در آن می توانید تنظیمات مربوط به پاسخ خودکار را پیکربندی کنید. در این صفحه، برای ایجاد یک پاسخ خودکار جدید، روی دکمه ی Add Autoresponder کلیک کنید.
در این مرحله، شما باید اطلاعات مختلف مربوط به پاسخ خودکار خود را وارد کنید:
- Character Set (کدینگ کاراکترها): معمولاً "UTF-8" را انتخاب کنید تا از نمایش صحیح کاراکترهای فارسی و غیره اطمینان حاصل کنید.
- From (از طرف): این فیلد به صورت پیش فرض با آدرس ایمیل شما پر خواهد شد. اما می توانید آدرس ایمیلی که می خواهید در بخش "از طرف" نشان داده شود، تغییر دهید.
- Subject (موضوع): در این بخش می توانید موضوع پاسخ خودکار را وارد کنید. به طور مثال:
"در حال حاضر به ایمیل های شما پاسخ نمی دهم"
"مرخصی هستم، با شما تماس خواهم گرفت" - Body (متن پیام): در این قسمت باید متنی که می خواهید به فرستنده ارسال شود را وارد کنید. مثالی از یک متن پاسخ خودکار می تواند به شکل زیر باشد:
سلام،
ممنون از ایمیل شما. در حال حاضر در مرخصی هستم و قادر به پاسخگویی به ایمیل ها نیستم. به محض بازگشت، پاسخ شما را ارسال خواهم کرد.
با احترام,
[نام شما] - Start (تاریخ شروع): تاریخ و ساعت شروع ارسال پاسخ خودکار را مشخص کنید. معمولاً این گزینه برای زمانی است که شما به صورت خودکار می خواهید پیام را آغاز کنید.
- Stop (تاریخ پایان): تاریخ و ساعت پایان ارسال پاسخ خودکار را مشخص کنید. این گزینه به شما کمک می کند تا ارسال پیام پس از یک تاریخ مشخص متوقف شود.
- Interval (فاصله زمانی بین پاسخ ها): این فیلد به شما این امکان را می دهد که فاصله ای را برای ارسال پیام خودکار به ایمیل های مشابه تنظیم کنید. برای جلوگیری از ارسال پاسخ های متعدد به یک نفر، معمولاً می توانید فاصله را بر حسب ساعت تنظیم کنید (برای مثال، 24 ساعت).
توجه داشته باشید که اگر این فاصله را به "0" تنظیم کنید، به هر ایمیل دریافتی به صورت خودکار پاسخ داده خواهد شد.
پس از وارد کردن تمامی جزئیات و تنظیمات دلخواه، روی دکمه ی Create/Modify کلیک کنید تا تغییرات ذخیره شوند. برای اطمینان از اینکه پاسخ خودکار به درستی تنظیم شده است، توصیه می شود یک ایمیل از آدرس دیگری به آدرس ایمیل خود ارسال کنید و بررسی کنید که آیا پاسخ خودکار ارسال می شود یا خیر.
در نهایت
استفاده از پاسخ خودکار در cPanel یک روش ساده و مؤثر برای مدیریت ایمیل های دریافتی در زمان هایی است که قادر به پاسخگویی نیستید. توجه داشته باشید که به منظور جلوگیری از ارسال پاسخ های تکراری به همان فرستنده، بهتر است فاصله زمانی مناسب بین ارسال ها را تنظیم کنید. همچنین، بهتر است پیام های خودکار شما به گونه ای طراحی شوند که اطلاعات کافی در اختیار فرستنده قرار دهند و نگرانی های احتمالی را کاهش دهند. در نهایت، مطمئن شوید که تاریخ های شروع و پایان را به دقت تنظیم کنید تا از ارسال پاسخ های خودکار پس از بازگشت به وضعیت عادی جلوگیری شود.
